Kronos HR | Datenschutzrichtlinie

Esta Política de Privacidad explica de forma clara y transparente cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos y protegemos tus datos personales cuando accedes o utilizas nuestra plataforma y nuestros servicios. Nos comprometemos a cumplir con la normativa de protección de datos aplicable, incluyendo el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea y otras leyes locales relevantes.

1. Recogida de Datos y Finalidad

Qué datos recogemos: Recopilamos información personal que nos proporcionas de forma directa, por ejemplo al registrarte (datos de cuenta como nombre, email, empresa, etc.), al rellenar formularios de contacto, o al interactuar con nuestra plataforma. También podemos recopilar información derivada de tu uso, como estadísticas de uso anónimas, o datos obtenidos mediante cookies (ver Política de Cookies). En el contexto de la plataforma de RRHH, esto puede incluir datos que tú cargas sobre tus empleados (ej. nombres, puestos, horas trabajadas). Solo recogemos los datos necesarios para las finalidades previstas.
Para qué usamos tus datos:
- Gestión de cuentas: Utilizamos tus datos para crear y administrar tu cuenta, permitirte acceder al servicio y brindarte las soluciones de RRHH que has solicitado, tales como gestión de empleados, control de asistencia o generación de informes (ej. de nómina o de horas). Sin estos datos, no podríamos prestar el servicio correctamente.
- Mejora del servicio: Analizamos de forma agregada y anónima cómo los usuarios utilizan nuestra plataforma para poder mejorar la experiencia, optimizar funcionalidades y solucionar posibles problemas. Por ejemplo, podríamos observar que cierta función es poco usada y hacerla más visible o sencilla. También usamos feedback directo que nos envías para afinar el producto a tus necesidades.
- Comunicaciones: Si nos has dado tu consentimiento, podremos enviarte comunicaciones comerciales o informativas, como por ejemplo novedades del producto, nuevas funcionalidades, ofertas especiales o boletines con consejos para gestionar tu equipo. En cualquier momento puedes darte de baja de estas comunicaciones haciendo clic en el enlace de desuscripción incluido en cada correo o comunicándonoslo. Ten en cuenta que, independientemente de esto, seguiremos enviándote comunicaciones importantes de servicio (por ejemplo, avisos de mantenimiento, cambios en términos o alertas de seguridad).
Base legal: Tratamos tus datos personales sobre las siguientes bases legales según el contexto: (i) Ejecución de un contrato, para todo lo relativo a la prestación del servicio que nos solicitas al registrarte (necesitamos procesar los datos para darte acceso y funcionalidades de Kronos HR); (ii) Tu consentimiento, para envíos de comunicaciones opcionales o cuando nos facilitas datos a través de un formulario de contacto sin que aún exista una relación contractual; (iii) Cumplimiento de obligaciones legales, por ejemplo las derivadas de leyes fiscales (emisión de facturas) o laborales (colaboración con el cliente en registro horario); y (iv) Interés legítimo, en ciertos casos, para mejorar nuestro servicio o prevenir fraudes, siempre ponderando que no prevalezcan tus derechos y expectativas de privacidad.

2. Seguridad y Almacenamiento de Datos

Medidas de seguridad: Empleamos protocolos y medidas de seguridad de nivel empresarial para proteger tus datos personales. Esto incluye cifrado de las comunicaciones (tu información viaja de forma segura entre tu dispositivo y nuestros servidores mediante HTTPS/SSL), cifrado de datos en reposo en nuestras bases de datos, cortafuegos (firewalls) para prevenir accesos no autorizados y autenticación multifactor (cuando corresponde) para proteger el acceso a las cuentas. Regularmente llevamos a cabo auditorías y pruebas de seguridad para identificar y subsanar cualquier vulnerabilidad.
Ubicación del almacenamiento: Todos los datos se almacenan de forma segura en servidores de Amazon Web Services (AWS) ubicados físicamente en Zaragoza, España. Hemos elegido un centro de datos dentro de la Unión Europea para asegurar que el tratamiento de datos de usuarios europeos se realiza conforme al RGPD y estándares locales. Las copias de seguridad (backups) también se guardan en ubicaciones seguras y son verificadas periódicamente. En caso excepcional de tener que transferir datos a una jurisdicción fuera del EEE (Espacio Económico Europeo), nos aseguraremos de cumplir con los mecanismos legales pertinentes (por ejemplo, cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea).
Período de retención: Tus datos se conservarán mientras tengas una relación activa con nosotros (es decir, mientras tu cuenta esté activa o mientras te brindemos un servicio). Una vez finalizada tu suscripción o si solicitas la baja, mantendremos tus datos durante un período adicional de 60 días por si necesitas reactivar el servicio o acceder a alguna información (por ejemplo, exportar datos antes de irte). Pasado ese plazo, procederemos a la supresión segura de tus datos personales de nuestros sistemas, salvo que exista una obligación legal de conservarlos durante más tiempo (por ejemplo, algunas leyes pueden exigir conservar datos de facturación por X años) o que nos solicites expresamente conservarlos por un periodo más largo. Durante ese periodo de retención adicional, tus datos estarán inaccesibles para el uso normal de la plataforma (la cuenta estaría deshabilitada) y solo serían recuperados en caso de que tú lo solicitases o con fines legales legítimos.

3. Cesión de Datos y Derechos del Usuario

Transferencias a terceros: No vendemos tus datos personales a terceros. Solo compartimos información con terceros en dos escenarios: (i) cuando es necesario para prestar el servicio (por ejemplo, si utilizamos un servicio de envío de emails transaccionales, ese proveedor recibe tu correo electrónico para poder enviarte un mensaje de restablecer contraseña; o si integramos con un sistema de nómina, compartiremos los datos necesarios con tu proveedor de nómina con tu autorización); y (ii) cuando una ley o autoridad competente nos obliga (por ejemplo, requerimientos legales, cumplimiento de una orden judicial). En cualquier caso, nos aseguramos de que estos terceros cumplan con altos estándares de privacidad: establecemos contratos de tratamiento de datos (Data Processing Agreements) y solo trabajamos con entidades que ofrezcan garantías adecuadas (p. ej. están certificadas bajo privacidad UE-EEUU o similares). Cualquier transferencia internacional de datos (por ejemplo, a un proveedor en EEUU) se realiza con las salvaguardas legales correspondientes.
Tus derechos: Como titular de tus datos, tienes derecho a acceder, rectificar, suprimir (derecho al olvido) tus datos personales, así como a limitar u oponerte a su tratamiento en ciertos supuestos, y a la portabilidad de tus datos (obtener una copia de tus datos en formato estructurado de uso común). Para ejercer cualquiera de estos derechos, puedes contactar a nuestro Delegado de Protección de Datos (DPO) en la dirección dpo@kronoshr.com. Atenderemos tu solicitud en los plazos legales (en general, 1 mes prorrogable a 2 en casos complejos) y te pediremos confirmación de identidad suficiente para proteger tus datos de accesos indebidos. Si has dado consentimiento para algún tratamiento (por ejemplo, para recibir newsletters), puedes retirarlo en cualquier momento (tan fácil como lo diste), y esa revocación aplicará hacia el futuro.
Control del usuario: Además de los derechos formales, dentro de la propia plataforma Kronos HR encontrarás opciones de configuración de privacidad. Por ejemplo, puedes editar en cualquier momento la información de tu perfil, o decidir qué notificaciones recibir. Te animamos a revisar estas configuraciones para ajustar el servicio a tus preferencias. También puedes eliminar directamente ciertos datos desde la plataforma (por ejemplo, borrar un documento subido por error). Estamos trabajando para ampliar aún más las funciones de autogestión de datos para tu comodidad.

4. Actualizaciones de la Política

Kronos HR LLC podrá actualizar esta Política de Privacidad cuando sea necesario para reflejar cambios en nuestros procesos o para adaptarnos a nuevas exigencias legales. En caso de realizar cambios significativos (por ejemplo, si modificáramos las categorías de datos que recopilamos o las finalidades principales), lo notificaremos a todos los clientes con al menos 30 días de antelación a través de nuestros canales habituales (correo electrónico y/o aviso en la plataforma), de modo que puedas revisar los cambios y, si no estás de acuerdo, ejercer tus derechos. La fecha de última actualización efectiva se indicará claramente al inicio de la política. El uso continuado de nuestros servicios tras la entrada en vigor de las modificaciones implicará la aceptación de la Política de Privacidad actualizada.