Kronos HR | Allgemeine Geschäftsbedingungen

Kronos HR LLC – con domicilio en 7345 W Sand Lake Rd, Ste 210 Office 9551, Orlando, FL 32819, EE. UU. – ofrece sus servicios de software bajo la siguiente Política de Términos y Condiciones (en adelante, los “Términos”). Estos Términos constituyen un contrato legal entre Kronos HR (referido también como “la Empresa” o simplemente “Kronos”) y usted, como cliente (ya sea persona física o jurídica, en adelante “el Cliente”), que rige el uso de nuestros servicios y plataforma de software de Recursos Humanos (en adelante, “el Servicio”). Le rogamos que lea detenidamente este documento. Al suscribirse, registrarse o utilizar de cualquier forma el Servicio, usted reconoce que ha leído, entendido y aceptado quedar sujeto a estos Términos en su totalidad. Si no está de acuerdo con alguna de las cláusulas aquí expuestas, no deberá utilizar el Servicio. En caso de aceptar estos Términos en nombre de una empresa u otra entidad legal, usted declara y garantiza que tiene la autoridad legal para vincular a dicha entidad a lo estipulado a continuación.

(Última actualización: 27 de abril de 2025)

1. Aceptación de los Términos

Al marcar la casilla de aceptación, hacer clic en “Acepto” o utilizar el Servicio, el Cliente formaliza su consentimiento a los presentes Términos. Esto incluye también la aceptación de aquellas políticas complementarias a las que se haga referencia (como la Política de Privacidad y la Política de Cookies, que forman parte integral de este acuerdo). Cada vez que accede al Servicio, confirma su aceptación continua de los Términos vigentes en ese momento.

Si Kronos HR introduce modificaciones sustanciales en estos Términos, lo notificará al Cliente conforme al procedimiento descrito más adelante (sección de Actualizaciones de Términos, generalmente con aviso previo de al menos 7 días). El uso continuado del Servicio tras la entrada en vigor de dichas modificaciones constituirá la aceptación de los nuevos términos. Si el Cliente no estuviera de acuerdo con los cambios, podrá dar por terminada la relación antes de la fecha en que entren en vigor, conforme al procedimiento de cancelación aplicable.

2. Suscripción y Pago

Planes de Suscripción y Facturación: El Servicio se proporciona bajo un modelo de suscripción. Al registrarse, el Cliente selecciona un plan de suscripción (por ejemplo, por módulos o por número de empleados, según las opciones ofrecidas). El Cliente se compromete a pagar las cuotas de suscripción correspondientes al plan elegido, en los importes y calendario indicados. Por lo general, ofrecemos pagos mensuales o anuales por adelantado: si elige pago anual, suele aplicarse un descuento sobre la suma de doce meses. Todos los precios se indicarán en euros (€) u otra moneda aplicable, e incluyen o excluyen impuestos según se especifique (ver “Pagos y Impuestos” abajo).

Renovación Automática: Salvo que el Cliente cancele la suscripción siguiendo el procedimiento indicado a continuación, al final de cada período contratado la suscripción se renovará automáticamente por otro período de igual duración y bajo las mismas condiciones. Es decir, una suscripción mensual se renovará por otro mes, una anual por otro año, y así sucesivamente. Kronos HR está autorizado a cargar automáticamente las cuotas de renovación utilizando el método de pago proporcionado por el Cliente (por ejemplo, cargo a la tarjeta bancaria registrada) a menos que la suscripción haya sido cancelada antes de la fecha de renovación. Kronos HR podrá enviar recordatorios previos a la renovación, pero es responsabilidad del Cliente llevar el control de las fechas de vencimiento si desea evitar renovaciones no deseadas.

Política de Cancelación: El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento a través de la configuración de su cuenta en la plataforma o contactando al soporte de Kronos HR (por correo electrónico a support@kronoshr.com, por ejemplo). La cancelación entrará en vigor al término del período de suscripción en curso, siempre que se solicite con una antelación mínima (habitualmente 30 días antes de la fecha de renovación, salvo se indique otro plazo en condiciones particulares). Si el Cliente cancela adecuadamente, no se le volverán a cargar cuotas después de la finalización del período ya pagado, y podrá seguir usando el Servicio hasta que dicho período termine. En cambio, si el Cliente solicita cancelar la suscripción sin el debido preaviso (por ejemplo, a solo 2 días de la renovación o una vez ya renovada automáticamente), Kronos HR podrá cobrar el siguiente período dado que la cancelación tardía no impidió incurrir en ese compromiso; en tal caso, la cancelación se hará efectiva al final del nuevo período cobrado. Salvo disposición legal en contrario o indicación explícita de Kronos HR, las cuotas de suscripción pagadas no son reembolsables, de modo que si el Cliente decide interrumpir el uso del Servicio antes de que venza su suscripción actual, no tendrá derecho a un reembolso por la parte no utilizada.

Pagos y Impuestos: Todos los pagos deben realizarse en la moneda especificada al contratar (por defecto, euros) y, salvo que se indique lo contrario, no incluyen impuestos indirectos (como el IVA aplicable). El Cliente es responsable de cualesquiera impuestos, tasas o gravámenes aplicables que se devenguen con motivo de la suscripción o del uso del Servicio, exceptuando aquellos impuestos calculados sobre los ingresos de Kronos HR (por ejemplo, el Cliente no pagará impuestos de la renta de Kronos HR, pero sí podría tener que asumir el IVA de la operación en su país si corresponde). Asimismo, el Cliente asumirá las posibles comisiones que pueda exigir su entidad bancaria o procesador de pagos por la transacción de pago de la suscripción.

Si algún pago no es recibido en la fecha de vencimiento (por ejemplo, la tarjeta es rechazada y el Cliente no actualiza la información a tiempo), Kronos HR podrá, tras notificarlo y otorgar un plazo de gracia razonable, suspender o cancelar el acceso del Cliente al Servicio hasta que las cantidades adeudadas sean satisfechas. Kronos HR se reserva el derecho, además, de actualizar los precios de sus suscripciones; cualquier cambio en las tarifas se comunicará al Cliente con antelación suficiente (al menos 30 días antes de la siguiente facturación) y se aplicará en el siguiente período de suscripción. Si el Cliente no está de acuerdo con una subida de precio, podrá cancelarse antes de la renovación con el nuevo precio.

Ajuste Anual de Precios: Kronos HR aplica una cláusula de revisión de tarifas sujeta a la inflación. Cada año, en la fecha de renovación de la suscripción, Kronos HR podrá ajustar el precio del servicio conforme al Índice de Precios al Consumo (IPC) acumulado del año anterior, con un incremento adicional máximo del 5% sobre dicha variación. Esto significa que la tarifa podrá actualizarse para reflejar la inflación anual, pero cualquier aumento adicional estará limitado a un 5% como tope. En caso de llevarse a cabo un ajuste, se notificará al Cliente con al menos 30 días de antelación a la renovación del contrato.

3. Período de Prueba Gratuito

Kronos HR podrá ofrecer, a su discreción, un período de prueba gratuito del Servicio para nuevos clientes. Si el Cliente se registra para una prueba gratuita, podrá utilizar el Servicio sin coste durante el plazo de prueba especificado en el momento del registro (si no se especifica un plazo concreto, la duración por defecto de la prueba gratuita será de 7 días). Este período de prueba tiene como objetivo permitir al Cliente evaluar el Servicio antes de contratar una suscripción de pago.

Conversión automática a suscripción de pago: Si al iniciar la prueba gratuita el Cliente proporcionó información de pago (por ejemplo, los datos de una tarjeta de crédito), al finalizar el período de prueba la cuenta podrá pasar automáticamente a una suscripción de pago del Servicio, a menos que el Cliente cancele la suscripción antes de que termine el período de prueba. Kronos HR enviará una notificación al Cliente (por email, generalmente) recordando la inminente finalización del período de prueba. Si el Cliente no cancela y continúa utilizando el Servicio tras concluir la prueba gratuita, autoriza a Kronos HR a cobrar el método de pago proporcionado por el monto de la suscripción aplicable según el plan seleccionado.
Cancelación de la prueba: El Cliente puede cancelar en cualquier momento durante el período de prueba gratuito sin incurrir en ningún coste. Si cancela antes de la finalización del período de prueba (o simplemente deja expirar la prueba sin elegir un plan de pago), el acceso al Servicio finalizará al concluir el período gratuito y no se realizará ningún cargo.
Datos tras el período de prueba: En caso de no continuar con una suscripción de pago al término de la prueba gratuita, cualquier dato o configuración que el Cliente haya ingresado durante la prueba podrá dejar de estar accesible y podría ser eliminado de nuestros sistemas, salvo que el Cliente exporte dichos datos antes de la finalización de la prueba. Kronos HR no asume obligación de conservar los datos introducidos durante un período de prueba gratuito si la suscripción no continúa, por lo que es responsabilidad del Cliente guardar cualquier información que desee retener. Por norma general, cada Cliente o entidad tiene derecho a una única prueba gratuita, a menos que Kronos HR ofrezca excepcionalmente pruebas adicionales o prorrogadas como cortesía comercial.

4. Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA)

Con el objetivo de brindar un servicio de calidad, Kronos HR establece los siguientes compromisos generales de nivel de servicio:

Disponibilidad del Servicio: Kronos HR se esfuerza por asegurar una alta disponibilidad de su Servicio. Nuestro objetivo interno es mantener una disponibilidad mensual promedio del 98% o superior, excluyendo los periodos de mantenimiento programado. Las tareas de mantenimiento programado se realizarán preferiblemente en horarios de menor actividad (por ejemplo, en horario nocturno o fines de semana) para minimizar el impacto en el Cliente, y nos comprometemos a notificar tales mantenimientos con la debida antelación siempre que sea posible.
Canales de Soporte: Kronos HR brinda soporte técnico a sus Clientes a través de canales de comunicación eficaces, principalmente correo electrónico y WhatsApp (mensajería instantánea). El Cliente puede ponerse en contacto con nuestro equipo de soporte enviando un correo a la dirección designada (por ejemplo, support@kronoshr.com) o enviándonos un mensaje de WhatsApp al número de soporte proporcionado. Estos datos de contacto se facilitan al Cliente durante el proceso de incorporación (onboarding) y están también disponibles en nuestro sitio web oficial. Adicionalmente, está previsto que en el futuro Kronos HR incorpore canales adicionales de atención al cliente, como un chat en la propia plataforma del Servicio; cualquier nueva vía de soporte se informará oportunamente a los Clientes.
Tiempos de Respuesta y Resolución: Kronos HR atenderá las solicitudes de soporte del Cliente lo antes posible. Como compromiso general, establecemos que el tiempo máximo de respuesta inicial a una consulta o incidencia de soporte no excederá de cuarenta y ocho (48) horas hábiles. Las incidencias reportadas se clasificarán según su severidad o impacto para priorizar su atención:
- Incidencias críticas (por ejemplo, el Servicio totalmente inoperativo para el Cliente o una función esencial sin la cual no puede trabajar): haremos todo lo posible por responder y comenzar a trabajar en una solución en aproximadamente 1 hora (dentro de nuestro horario de soporte) desde la notificación por parte del Cliente.
- Incidencias importantes pero no críticas (p. ej. funcionalidades degradadas, errores significativos con solución temporal disponible): objetivo de resolución entre 1 hora y 5 días hábiles, dependiendo de la complejidad.
- Consultas generales o problemas menores que no afectan seriamente a la operación: resolución estimada dentro de 5 días hábiles.
Estos tiempos son orientativos y pueden variar dependiendo de la complejidad de la incidencia. Lo importante: Kronos HR mantendrá informado al Cliente sobre el progreso en la resolución de cada incidencia, especialmente si un problema toma más tiempo de lo inicialmente previsto.
Horario de Soporte: El horario estándar de soporte de Kronos HR es de lunes a viernes en horario laboral (por lo general, de 9:00 a 18:00 horas CET, excluyendo festivos nacionales), salvo que se indique lo contrario. Las solicitudes recibidas fuera del horario de soporte serán atendidas a comienzo del siguiente día hábil, a menos que se trate de una incidencia crítica que requiera atención inmediata, en cuyo caso Kronos HR hará esfuerzos razonables por atenderla lo antes posible, incluso fuera del horario habitual.

Este apartado de SLA tiene por objeto describir los niveles de servicio y soporte que Kronos HR se esfuerza en proporcionar, pero no constituye una garantía absoluta. En ausencia de un acuerdo específico de nivel de servicio firmado con el Cliente, la responsabilidad de Kronos HR en caso de no alcanzar los objetivos indicados se limitará a proporcionar los esfuerzos de soporte necesarios hasta resolver la incidencia o, si las interrupciones o deficiencias en el servicio fueran repetidas y sustanciales, el Cliente podrá optar por dar por terminada la suscripción según lo previsto en estos Términos (ver sección de Rescisión).

5. Seguridad de Datos, Cumplimiento y Almacenamiento

Kronos HR implementa medidas de seguridad de grado empresarial para proteger la información y los datos del Cliente:

Cifrado y protección en tránsito y reposo: Toda la comunicación de datos entre el dispositivo o navegador del Cliente y nuestros servidores se realiza a través de protocolos cifrados seguros (SSL/TLS), lo que garantiza que los datos en tránsito viajen de forma segura y no puedan ser leídos por terceros no autorizados. Asimismo, los datos almacenados en nuestros sistemas (por ejemplo, en bases de datos) están protegidos mediante **c ... cifras avanzados). Asimismo, los datos almacenados en nuestros sistemas (p. ej. bases de datos) están protegidos mediante cifrado en reposo y otros mecanismos de seguridad para prevenir accesos no autorizados. Realizamos copias de seguridad (backups) periódicas y redundantes de los datos del Cliente, almacenándolas en ubicaciones seguras y probando regularmente su integridad para asegurar que, ante un incidente, la información pueda restaurarse.

Kronos HR emplea diversas medidas adicionales de protección, tales como cortafuegos (firewalls), sistemas de detección y prevención de intrusiones (IDS/IPS), y mecanismos de autenticación multifactor (MFA) cuando corresponde, con el fin de salvaguardar el entorno del Servicio. El acceso a los datos del Cliente dentro de la organización de Kronos HR está estrictamente limitado siguiendo el principio de privilegio mínimo y control de acceso por roles: solo el personal autorizado que necesite acceder a los datos para tareas de soporte técnico, mantenimiento del sistema u otras funciones operativas tendrá permiso para hacerlo, siempre bajo obligaciones de confidencialidad.

Nuestros servidores principales y centros de datos donde se aloja el Servicio están ubicados dentro de la Unión Europea (actualmente en Zaragoza, España). Esto nos permite garantizar que el tratamiento y almacenamiento de los datos de Clientes europeos se realiza de conformidad con el RGPD y demás normativa aplicable. En caso de que Kronos HR necesite transferir datos personales a una jurisdicción fuera de la UE, lo hará únicamente cumpliendo con los requisitos legales correspondientes (por ejemplo, utilizando cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea u otros mecanismos de protección reconocidos).

Kronos HR cumple con las leyes y regulaciones aplicables en materia de seguridad de la información y protección de datos. En la medida en que Kronos HR trate datos personales en nombre del Cliente (por ejemplo, datos de empleados almacenados en la plataforma), Kronos HR actuará como encargado del tratamiento conforme al RGPD, adhiriéndose a las obligaciones correspondientes a tal rol. Si es requerido, Kronos HR está dispuesto a formalizar con el Cliente un Acuerdo de Procesamiento de Datos (Data Processing Agreement) para reflejar estas condiciones y garantizar contractualmente la protección de los datos. Del mismo modo, Kronos HR cumple con las disposiciones relevantes de la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) y otras normativas locales aplicables en las jurisdicciones donde opera. Las medidas de seguridad implementadas se revisan periódicamente y se actualizan para adaptarse a nuevas amenazas o exigencias regulatorias, buscando siempre mantener un alto nivel de protección de los datos del Cliente.

6. Privacidad y Protección de Datos

La privacidad del Cliente y la protección de los datos personales tratados a través del Servicio son prioridades fundamentales para Kronos HR. Kronos HR recopila y procesa datos personales únicamente con finalidades legítimas y necesarias para proveer, mantener y mejorar el Servicio, cumpliendo con las leyes de protección de datos aplicables, incluyendo el RGPD de la UE y la CCPA de California, según corresponda.

Cuando el Cliente introduce o almacena datos personales de terceros (por ejemplo, datos de sus empleados) en el Servicio, el Cliente actúa como responsable del tratamiento de esos datos. Es responsabilidad del Cliente asegurarse de que dispone de una base jurídica adecuada para recopilar y procesar dichos datos en el Servicio (por ejemplo, el consentimiento del interesado, una relación contractual o una obligación legal) y de que ha informado a los interesados según proceda sobre el tratamiento de sus datos a través de Kronos HR. Por su parte, Kronos HR actuará únicamente como encargado del tratamiento (o “proveedor de servicios” bajo la terminología de la CCPA) respecto de esos datos personales, procesándolos exclusivamente según las instrucciones del Cliente y lo necesario para la prestación del Servicio. Kronos HR no utilizará los datos personales del Cliente para fines distintos a los establecidos en estos Términos o en nuestra Política de Privacidad. En particular, Kronos HR no vende datos personales a terceros bajo ninguna circunstancia (entendiendo “venta” de datos tal como la define la CCPA).

Kronos HR ha implementado medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo en el tratamiento de datos personales, tal como exige el RGPD. Estas medidas buscan proteger los datos personales contra la destrucción, pérdida, alteración, divulgación no autorizada o el acceso no autorizado, ya sea accidental o ilícito. Kronos HR limitará el acceso y tratamiento de los datos personales únicamente al personal que necesite dicha información para cumplir con las obligaciones de servicio, tal como se describió en la sección anterior de Seguridad.

Los individuos cuyos datos personales se encuentren almacenados o procesados en el Servicio (ya sean el propio Cliente, sus empleados u otras personas) tienen los derechos que les confiere la legislación aplicable en materia de protección de datos. En el caso de interesados en la Unión Europea, estos derechos incluyen, entre otros, el derecho de acceso, rectificación, supresión (derecho al olvido), limitación del tratamiento, portabilidad de los datos y oposición, de acuerdo con los artículos 15 a 21 del RGPD. Kronos HR asistirá al Cliente en la medida necesaria para que este pueda atender las solicitudes que reciba de los interesados en ejercicio de dichos derechos (por ejemplo, proporcionando funcionalidades en el Servicio para editar o eliminar datos, o atendiendo instrucciones del Cliente para borrar o devolver datos personales). Si un interesado contacta directamente a Kronos HR para ejercer algún derecho de protección de datos respecto a información que reside en el Servicio bajo la cuenta de un Cliente, Kronos HR remitirá dicha solicitud al Cliente, salvo que la legislación aplicable exija a Kronos HR responder directamente (por ejemplo, si el interesado tiene una relación directa con Kronos HR como usuario registrado de nuestros servicios).

En cuanto a la CCPA, los residentes de California cuyos datos personales estén sujetos a dicha ley tienen derecho a saber qué categorías de información personal recopilamos y con qué fines, a solicitar la eliminación de sus datos personales en determinadas circunstancias, a darse de baja de la venta de sus datos (reiteramos que Kronos HR no vende datos personales), y a no ser discriminados por ejercer sus derechos de privacidad. Kronos HR ha implementado procedimientos para atender estas solicitudes conforme a la CCPA cuando sean aplicables.

Para información más detallada sobre cómo Kronos HR recopila, utiliza y protege los datos personales, el Cliente debe consultar nuestra Política de Privacidad, la cual se encuentra disponible en nuestro sitio web y se entiende incorporada a estos Términos como referencia. Ante cualquier consulta o solicitud relacionada con la privacidad o la protección de datos – incluyendo, si corresponde, la designación de un Delegado de Protección de Datos (DPO) bajo el RGPD – el Cliente puede comunicarse con Kronos HR a través del correo electrónico dpo@kronoshr.com.

7. Aplicaciones Móviles

Kronos HR ofrece aplicaciones móviles (las “Apps”) que permiten al Cliente y a sus usuarios acceder al Servicio desde dispositivos iOS y Android. El uso de nuestras aplicaciones móviles está sujeto a estos mismos Términos, así como a los términos y condiciones adicionales que puedan imponer las plataformas de distribución de apps (por ejemplo, Google Play Store para Android o Apple App Store para iOS).

Requisitos Técnicos: Para utilizar la aplicación móvil de Kronos HR, se necesita un dispositivo compatible. Recomendamos contar con al menos Android 9.0 o iOS 14.0 (o versiones posteriores) según corresponda. Aunque la App puede funcionar en versiones anteriores, no garantizamos un rendimiento óptimo ni compatibilidad total fuera de esos entornos. Es aconsejable mantener la aplicación móvil actualizada a la última versión disponible y el sistema operativo del dispositivo al día, para asegurar la mejor seguridad y experiencia de uso.
Permisos y Datos Recopilados: La aplicación móvil puede solicitar ciertos permisos del dispositivo con el fin de habilitar funcionalidades del Servicio. Por ejemplo, puede requerir permiso para usar la cámara (p. ej. para escanear códigos QR o adjuntar fotografías a un perfil de empleado), acceder al almacenamiento (p. ej. para guardar archivos temporales o adjuntar documentos), enviar notificaciones push (para avisos o alertas importantes relacionadas con el Servicio) o acceder a la ubicación geográfica (p. ej. si el Servicio ofrece funcionalidad de registro de entrada/salida con localización, o para detectar inicios de sesión desde ubicaciones atípicas). Conceder estos permisos es voluntario; sin embargo, ciertas características de la App podrían no estar disponibles o no funcionar plenamente si los permisos correspondientes no son otorgados. Cualquier información o dato al que la App acceda o que recopile con el consentimiento del Cliente o del usuario será utilizada única y exclusivamente para prestar las funcionalidades solicitadas y para mejorar la experiencia de uso. Por ejemplo, si la App recopila datos de ubicación (con consentimiento), se utilizarán para registrar desde dónde ficha un empleado su entrada o salida, o para fortalecer la seguridad detectando accesos no habituales. Kronos HR no accede a contenidos personales del dispositivo del usuario más allá de lo necesario para las funciones autorizadas, ni utiliza los datos obtenidos para finalidades ajenas al Servicio.
Transmisión Segura: Los datos transmitidos entre la Aplicación Móvil y los servidores de Kronos HR viajan a través de conexiones seguras cifradas (por ejemplo, HTTPS con SSL/TLS), garantizando la confidencialidad e integridad de la información en tránsito. Los datos personales recabados o utilizados por la App reciben el mismo nivel de protección y están sujetos a las mismas políticas de privacidad y seguridad descritas en estos Términos. Recomendamos a los usuarios de las Apps que protejan sus dispositivos móviles mediante PIN, huella digital u otro método de bloqueo, y que nos notifiquen de inmediato en caso de pérdida o robo del dispositivo para que podamos ayudar a proteger la cuenta (por ejemplo, invalidando sesiones activas). El Cliente y sus usuarios deben descargar las aplicaciones oficiales de Kronos HR únicamente de las tiendas autorizadas mencionadas; el uso de aplicaciones móviles de terceros no oficiales para acceder al Servicio está prohibido por motivos de seguridad – Kronos HR no asumirá responsabilidad por riesgos o daños derivados del uso de aplicaciones no oficiales.

Al utilizar la Aplicación Móvil de Kronos HR, el Cliente y sus usuarios aceptan todos los términos y obligaciones establecidos en estos Términos, así como en la Política de Privacidad, además de cualquier término específico de la tienda de aplicaciones desde la cual se descargó la App (por ejemplo, condiciones de Apple o Google).

8. Requisitos Técnicos Mínimos

Para un uso adecuado del Servicio, el Cliente debe contar con un entorno técnico que cumpla ciertos requisitos mínimos. Es responsabilidad del Cliente asegurarse de que sus sistemas y dispositivos cumplen con lo siguiente:

Conexión a Internet: Se requiere disponer de una conexión a Internet estable. Para un desempeño óptimo, especialmente si varios usuarios de la organización utilizan el Servicio simultáneamente, se recomienda una velocidad de al menos 5 Mbps de descarga. Un ancho de banda insuficiente puede provocar demoras o problemas al cargar contenidos de la plataforma.
Navegador Web Compatible: El acceso al Servicio en ordenadores se realiza a través de un navegador web moderno. Kronos HR es compatible con las versiones actuales (y la versión inmediatamente anterior) de los principales navegadores: Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari y Microsoft Edge (en su versión basada en Chromium). Otros navegadores pueden funcionar, pero para asegurar todas las funcionalidades y la seguridad del Servicio aconsejamos ceñirse a los navegadores soportados oficialmente. Además, debe estar habilitado el uso de JavaScript y cookies en el navegador, ya que son necesarios para el correcto funcionamiento de la plataforma web.
Hardware y Sistema Operativo: El rendimiento y disponibilidad del Servicio pueden verse afectados negativamente si se utiliza hardware muy obsoleto o sistemas operativos no actualizados. Recomendamos usar equipos con al menos 4 GB de RAM y un procesador moderno si se van a gestionar gran cantidad de datos en la interfaz web. Kronos HR no será responsable por deficiencias en la prestación del Servicio debidas al incumplimiento de estos requisitos por parte del Cliente, a problemas inherentes a la infraestructura del Cliente, o a servicios de terceros fuera del control de Kronos HR (por ejemplo, fallos del proveedor de Internet, cortes eléctricos, etc.).

9. Actualizaciones y Cambios en el Servicio

Kronos HR se reserva el derecho de mejorar, modificar o actualizar el Servicio periódicamente, incluyendo la introducción de nuevas funcionalidades o cambios en las existentes, así como la corrección de errores u optimización de rendimiento. Cualquier cambio significativo en el Servicio que pudiera afectar materialmente el uso que hace el Cliente del mismo será notificado con al menos 7 días hábiles de antelación. Dicha notificación se podrá realizar a través de correo electrónico, mediante un aviso dentro de la propia aplicación, una publicación en nuestro sitio web, o cualquier medio de contacto acordado con el Cliente. Kronos HR procurará que las actualizaciones que requieran una interrupción temporal del Servicio (por tareas de mantenimiento) se lleven a cabo en horarios de baja demanda (preferiblemente en horario nocturno o fuera del horario laboral habitual) para minimizar el impacto en las operaciones del Cliente.

En situaciones excepcionales en las que sea necesaria una actualización o cambio urgente para proteger la seguridad del Servicio o cumplir con requisitos legales (por ejemplo, parches críticos de seguridad), Kronos HR podrá implementar dichos cambios con menor antelación o incluso de inmediato, informando a los Clientes tan pronto como sea posible si la notificación previa no hubiese sido viable. La seguridad y continuidad del servicio del Cliente son primordiales, por lo que estos casos de cambios de urgencia se limitan a lo estrictamente necesario.

Si una actualización o cambio introducido en el Servicio llegara a afectar gravemente al rendimiento o a la funcionalidad de la plataforma de manera imprevista, Kronos HR tomará las medidas necesarias para subsanar la situación. Estas medidas pueden incluir la reversión temporal de la actualización hasta resolver el problema, la aplicación de parches adicionales, o la provisión de instrucciones al Cliente para mitigar cualquier impacto significativo. El Cliente tiene el derecho y está invitado a comunicar a Kronos HR cualquier incidencia o mal funcionamiento detectado tras una actualización; Kronos HR analizará el feedback recibido y actuará en consecuencia para asegurar la calidad del Servicio.

El uso continuado del Servicio por parte del Cliente tras la implementación de cambios o actualizaciones indica la aceptación de dichos cambios. Si el Cliente no estuviera de acuerdo con una modificación significativa del Servicio, podrá optar por dejar de usar el Servicio y, en su caso, cancelar su suscripción conforme a lo previsto en estos Términos (sección de cancelación). Kronos HR no será responsable ante el Cliente o terceros por cualquier modificación, suspensión o discontinuación del Servicio, siempre que se hayan seguido las notificaciones y procedimientos establecidos en esta sección y en la medida en que dichas modificaciones se realicen de buena fe para mejorar la oferta o cumplir con la normativa.

10. Terminación del Contrato

La vigencia de la suscripción del Cliente al Servicio continuará hasta su finalización de acuerdo con las presentes condiciones. El Cliente puede decidir no renovar su suscripción (cancelarla) tal como se describe en la sección 2 (Suscripción y Pago) de estos Términos, lo que supondrá que el contrato terminará cuando concluya el período contratado vigente. Asimismo, Kronos HR puede dar por terminada la relación contractual en las circunstancias previstas en la sección 13 (Rescisión por Incumplimiento Grave) u otras establecidas en estos Términos.

En caso de que la suscripción llegue a su término (por decisión de no renovar, cancelación anticipada permitida o rescisión), Kronos HR facilitará al Cliente la posibilidad de recuperar sus datos almacenados en el Servicio. A solicitud del Cliente, y siempre que el Cliente haya satisfecho todas las cantidades adeudadas hasta la fecha de terminación, Kronos HR proporcionará, en un plazo no mayor a treinta (30) días hábiles a partir de la fecha efectiva de terminación, una exportación de los datos principales del Cliente en un formato electrónico de uso común (por ejemplo, archivos CSV, XLS o un formato estándar similar). Esta exportación incluirá, entre otros, los datos de personal, registros de tiempo u otros contenidos introducidos en el Servicio por el Cliente durante el uso del mismo. Después de completada dicha exportación (o vencido el plazo para solicitarla sin que el Cliente la haya requerido), Kronos HR se reserva el derecho de eliminar de forma segura los datos del Cliente de sus sistemas, salvo que una obligación legal exija su conservación por más tiempo.

La terminación del contrato, por cualquier causa, no eximirá al Cliente de pagar las cantidades adeudadas hasta la fecha de efectividad de la terminación. Si hay importes pendientes (p. ej. facturas vencidas no pagadas), Kronos HR podrá exigir su pago incluso tras la terminación.

11. Plan de Gestión de Crisis

Kronos HR cuenta con un plan de gestión de crisis y procedimientos de respuesta a incidentes destinados a abordar eventos inusuales o de emergencia que pudieran afectar al Servicio o a la seguridad de los datos (por ejemplo: intentos de acceso no autorizado, brechas de seguridad, interrupciones masivas del Servicio, desastres naturales en los centros de datos, etc.). Como parte de este plan, se monitorean los sistemas para detectar patrones anómalos de acceso o actividad que pudieran indicar un uso indebido o un riesgo para la seguridad. Si se detecta un acceso inusual a la cuenta del Cliente o a sus datos (por ejemplo, un inicio de sesión desde una ubicación geográfica atípica o múltiples intentos fallidos de autenticación que sugieran un intento de intrusión), Kronos HR emitirá alertas o notificaciones al Cliente o a los administradores designados de la cuenta, para verificar la actividad y, en su caso, tomar medidas preventivas (como un restablecimiento de credenciales o un bloqueo temporal de la cuenta afectada).

En caso de producirse una interrupción crítica no planificada del Servicio (por ejemplo, una caída general del sistema que afecte a múltiples clientes) o un incidente grave de seguridad, Kronos HR se compromete a notificar a los administradores del Cliente tan pronto como sea posible. Dicha notificación se efectuará a través de los canales más apropiados según la naturaleza del incidente: esto puede incluir correo electrónico de emergencia, mensajes emergentes dentro del Servicio, mensajes por WhatsApp (si se dispone de este canal con el Cliente) y/o avisos en una página de estatus del servicio. Kronos HR proporcionará en estas comunicaciones toda la información pertinente de la que disponga sobre el incidente, incluyendo la naturaleza del problema, los servicios o módulos afectados, las medidas que se están tomando para resolverlo y, cuando sea posible, una estimación del tiempo de resolución. En situaciones de emergencia, Kronos HR puede designar un punto de contacto específico o un gestor de incidentes que se encargará de coordinar la comunicación con los Clientes afectados.

Para incidentes de seguridad que impliquen datos personales (por ejemplo, una brecha de seguridad con acceso no autorizado a datos del Cliente), Kronos HR seguirá los protocolos legales aplicables en materia de notificación de brechas. En la Unión Europea, esto significa que Kronos HR evaluará sin demora indebida si la brecha supone un riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas y, de ser así, notificará la brecha a la autoridad de control competente en el plazo de 72 horas, y a los interesados (Clientes o usuarios finales) cuando proceda, de acuerdo con los Artículos 33 y 34 del RGPD. De igual forma, si la CCPA u otras leyes locales requieren notificaciones a usuarios o autoridades, Kronos HR también las llevará a cabo en tiempo y forma.

El correo de contacto especial dpo@kronoshr.com está a disposición del Cliente para reportar cualquier incidente grave detectado por el propio Cliente o para solicitar información actualizada durante la gestión de una crisis o incidente de seguridad. Kronos HR agradece la colaboración del Cliente en la notificación inmediata de cualquier problema de seguridad sospechado o confirmado; la cooperación entre ambas partes es esencial para mitigar rápidamente los daños en caso de incidentes.

Nuestro plan de gestión de crisis incluye también estrategias de continuidad de negocio y recuperación ante desastres. Esto implica que, ante fallos graves de infraestructura, Kronos HR tiene contemplado el cambio a sistemas de respaldo (por ejemplo, servidores redundantes) para restaurar la operatividad en el menor tiempo posible. Los datos respaldados podrán ser utilizados para la restauración si fuera necesario. Kronos HR mantendrá al Cliente informado durante la evolución de un incidente crítico hasta su resolución final, momento en el cual también se comunicarán cualquier acción recomendada al Cliente (por ejemplo, cambio de contraseñas, actualización de la aplicación, etc.) para prevenir incidentes futuros similares.

12. Limitación de Responsabilidad

En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, Kronos HR LLC y sus afiliados, directivos, empleados o agentes no serán en ningún caso responsables frente al Cliente o terceros por daños indirectos, especiales, incidentales, punitivos o consecuentes derivados del uso del Servicio. Esto incluye, a título enunciativo pero no limitativo, cualquier pérdida de beneficios, pérdida de ingresos, pérdida de ahorros esperados, pérdida o corrupción de datos, pérdida de oportunidades de negocio, interrupción de la actividad comercial, o daños informáticos, incluso si Kronos HR había sido advertido de la posibilidad de tales daños.

Asimismo, Kronos HR no asume responsabilidad por problemas o daños derivados de: (i) el uso indebido, incorrecto o no autorizado del Servicio por parte del Cliente o sus usuarios, incluyendo la falta de cumplimiento de las instrucciones de uso facilitadas; (ii) cualquier incidencia, incompatibilidad o falla en los sistemas, hardware, software, conexiones de Internet u otros elementos proporcionados o controlados por el Cliente; o (iii) fallos de terceros ajenos al control de Kronos HR que afecten al Servicio, tales como indisponibilidad o mal funcionamiento de proveedores de hosting, servicios de telecomunicaciones, integraciones de terceros (API) o eventos de fuerza mayor (cortes eléctricos generalizados, ataques informáticos globales, catástrofes naturales, conflictos laborales, disposiciones gubernamentales, etc.).

La responsabilidad total acumulada de Kronos HR frente al Cliente por cualquier motivo relacionado con estos Términos o con el Servicio, incluyendo incumplimiento contractual, responsabilidad extracontractual (incluida negligencia) o de cualquier otra índole, se limitará, como máximo, al monto total efectivamente pagado por el Cliente a Kronos HR por el uso del Servicio en los doce (12) meses inmediatamente anteriores al hecho que origine la reclamación. Si el Cliente lleva menos de 12 meses usando el Servicio, se tomará la suma de las cuotas pagadas en dicho período más corto. En caso de que el Cliente esté en un período de prueba gratuita o usando el Servicio sin pagar contraprestación (por ejemplo, durante una promoción), la responsabilidad total de Kronos HR se limitará, en dicho supuesto, a Cero Euros (0 €). Estas limitaciones se aplican de forma acumulativa para todas las reclamaciones, y no por cada reclamación individual.

Exención de Garantías: El Cliente reconoce y acepta expresamente que el uso del Servicio se realiza "tal cual" y "según disponibilidad" (“as is” y “as available”), bajo su propio riesgo. En la medida en que la ley lo permita, Kronos HR no ofrece ninguna garantía expresa, implícita ni estatutaria sobre el Servicio. Kronos HR renuncia específicamente a cualquier garantía implícita de comerciabilidad, idoneidad para un fin particular, calidad satisfactoria y no infracción de derechos de terceros. Asimismo, Kronos HR no garantiza que el Servicio cumplirá con todos los requerimientos del Cliente, ni que el Servicio funcionará de manera ininterrumpida, libre de errores, sin retrasos o totalmente segura en todo momento. Si bien Kronos HR se esfuerza significativamente por asegurar un servicio continuo y proteger los datos, el Cliente entiende que ningún servicio online puede garantizar una disponibilidad o seguridad absolutas. Ningún consejo o información, ya sea oral o escrito, obtenido por el Cliente de Kronos HR o a través del Servicio, se considerará como una garantía a menos que esté expresamente establecido en estos Términos.

Algunas jurisdicciones no permiten la exclusión de ciertas garantías o la limitación de responsabilidad por ciertos tipos de daños, por lo que es posible que algunas de las limitaciones anteriores no sean aplicables al Cliente. En tales casos, las limitaciones y exclusiones se aplicarán en la máxima medida permitida por la ley, y no afectarán los derechos legales inderogables del Cliente (por ejemplo, en materia de protección al consumidor).

13. Rescisión por Incumplimiento Grave

Kronos HR se reserva el derecho de suspender o dar por terminado de forma anticipada el acceso del Cliente al Servicio (incluyendo la rescisión del contrato de suscripción) en caso de incumplimiento grave por parte del Cliente de las obligaciones establecidas en estos Términos. Esta facultad podrá ejercerse incluso si el Cliente se encuentra al día en sus pagos (es decir, aunque no medie falta de pago, siempre que exista otro tipo de incumplimiento grave). Se considerará que existe un incumplimiento grave, de forma enunciativa pero no limitativa, en las siguientes situaciones:

Uso ilícito o no autorizado: Si el Cliente utiliza el Servicio de un modo que contravenga la ley, la moral o el orden público, o que vulnere derechos de terceros. Por ejemplo, usar el Servicio para actividades ilícitas, almacenar o transmitir contenido difamatorio, violar derechos de propiedad intelectual de terceros, o cargar datos personales sin base legal adecuada.
Violación de restricciones de la licencia: Si el Cliente viola de forma sustancial las restricciones de uso del Servicio establecidas por Kronos HR. Esto incluye, por ejemplo, intentar descompilar, realizar ingeniería inversa o extraer el código fuente del software; compartir o revender el acceso al Servicio a terceros no autorizados; burlar o intentar burlar las medidas de seguridad o autenticación; o exceder los límites de usuarios o uso permitidos en su plan (por ejemplo, creando usuarios ficticios para evitar costes).
Compromiso de la seguridad o integridad: Si el Cliente (o sus usuarios) comprometen deliberadamente la seguridad, integridad o disponibilidad del Servicio. Esto podría ser mediante acciones u omisiones como facilitar credenciales a personas no autorizadas, realizar pruebas de penetración o escaneo de vulnerabilidades sin consentimiento de Kronos HR, introducir intencionalmente virus, malware u otras rutinas dañinas en la plataforma, o abusar de las APIs de forma que degraden el servicio para otros.
Incumplimiento de confidencialidad o protección de datos: Si el Cliente incumple de manera sustancial sus obligaciones de confidencialidad o protección de datos en relación con la información a la que accede a través del Servicio (por ejemplo, revelando datos de empleados sin permiso, etc.), de forma que pudiera implicar un riesgo legal para Kronos HR o terceros.
Incumplimiento de pago persistente: Aunque normalmente la rescisión por impago se gestiona aparte (suspensión hasta pago o terminación al término del período por no renovación), Kronos HR podrá considerar incumplimiento grave la reiterada falta de pago de las cuotas debidas tras los requerimientos correspondientes, especialmente si conlleva uso continuado del Servicio sin remuneración.

En caso de que se produzca un incumplimiento subsanable por parte del Cliente, Kronos HR, cuando sea razonablemente posible, notificará al Cliente describiendo la naturaleza del incumplimiento y otorgándole un plazo de gracia (por ejemplo, 7 días) para corregirlo o cesar en la conducta infractora. Si transcurrido dicho plazo el Cliente no hubiera remediado el incumplimiento a satisfacción de Kronos HR, ésta podrá proceder a rescindir el contrato y cancelar el acceso del Cliente al Servicio, mediante notificación escrita con efecto inmediato o en la fecha que se especifique en la misma. En casos de especial gravedad o urgencia (por ejemplo, un abuso de seguridad que ponga en peligro datos de otros clientes), Kronos HR podrá suspender el acceso del Cliente de manera preventiva y, en su caso, rescindir el contrato de forma inmediata, notificándolo simultáneamente o a la brevedad posible después de la suspensión. En tal supuesto, Kronos HR explicará al Cliente las razones de la medida y, si cabe, le dará oportunidad de exponer lo sucedido.

La rescisión del contrato por incumplimiento grave del Cliente no dará derecho al reembolso de las cantidades abonadas por adelantado correspondientes al período no disfrutado, salvo que la legislación aplicable disponga lo contrario. Adicionalmente, Kronos HR se reserva el derecho de reclamar daños y perjuicios por los incumplimientos del Cliente en la medida en que hayan causado pérdidas o perjuicios cuantificables, así como a emprender cualesquiera acciones legales que correspondan. La terminación anticipada del contrato por parte de Kronos HR conforme a esta cláusula se entiende sin perjuicio de otros derechos que asisten a Kronos HR en virtud de la ley o del propio contrato. Por ejemplo, Kronos HR podrá exigir el pago de cualesquiera importes vencidos no abonados a la fecha de rescisión, los cuales serán exigibles inmediatamente. Del mismo modo, las obligaciones del Cliente en materia de confidencialidad, propiedad intelectual, uso permitido del Servicio, y otras que por su naturaleza deban continuar vigentes tras la terminación, seguirán en vigor.

14. Jurisdicción y Legislación Aplicable

Estos Términos y Condiciones se regirán e interpretarán de acuerdo con las leyes del Estado de Florida, EE. UU., excluyendo sus principios de conflicto de leyes. Las partes acuerdan que cualquier disputa, reclamación o controversia que surja en relación con estos Términos o con el uso del Servicio, y que no pueda resolverse de forma amistosa, se someterá a la jurisdicción exclusiva de los tribunales estatales o federales competentes ubicados en el Estado de Florida, EE. UU. (concretamente, en la ciudad de Orlando o la jurisdicción correspondiente donde Kronos HR tenga su sede principal en Florida). Al aceptar estos Términos, el Cliente consiente someterse a la jurisdicción personal de dichos tribunales a los efectos de dirimir cualquier disputa de esa naturaleza, salvo que una ley imperativa aplicable disponga otra cosa.

Consumidores de la UE: No obstante lo anterior, si el Cliente tiene su residencia habitual en un país de la Unión Europea y actúa como consumidor (uso del Servicio fuera de actividad empresarial), nada en esta cláusula afectará a los derechos que pudieran asistirle en su condición de consumidor al amparo de las leyes imperativas de su país de residencia. En particular, las disposiciones de orden público de protección al consumidor y de protección de datos de la UE y del país europeo de residencia del Cliente prevalecerán sobre la elección de la ley de Florida en aquellos aspectos que dichas normas imperativas regulen. Esta elección de ley y jurisdicción tampoco impedirá al Cliente ejercer los derechos y acciones legales que no puedan ser derogados por acuerdo según la legislación de su país.

En caso de que alguna disposición de estos Términos se considere inválida, ilegal o inaplicable por un tribunal competente, dicha disposición se interpretará de la manera más cercana posible a la intención original de las partes (o, si no es posible, se tendrá por no puesta), sin que ello afecte la validez del resto de disposiciones, las cuales permanecerán en pleno vigor. La no exigencia por parte de Kronos HR de cualquier derecho o disposición de estos Términos no constituirá una renuncia al mismo, a menos que Kronos HR lo reconozca y acuerde por escrito.

Estos Términos (junto con la Política de Privacidad y demás políticas vinculadas, y con cualquier acuerdo adicional escrito firmado entre Kronos HR y el Cliente) constituyen el acuerdo íntegro entre Kronos HR y el Cliente en relación con el objeto del contrato, y sustituyen cualquier acuerdo o comunicación previa, ya sea oral o escrita, sobre el mismo asunto. El Cliente no podrá ceder o transferir los derechos u obligaciones derivados de estos Términos sin el consentimiento previo por escrito de Kronos HR. Kronos HR sí podrá ceder el contrato a sus sucesores o cesionarios (por ejemplo, en caso de fusión, adquisición o venta de negocio), notificándolo al Cliente.

Información de Contacto: Para cualquier consulta relativa a estos Términos y Condiciones, el Cliente puede comunicarse con Kronos HR por escrito a la dirección postal indicada al inicio de este documento, o bien por correo electrónico a la dirección de soporte al cliente proporcionada (support@kronoshr.com). Kronos HR se esforzará por responder a dichas consultas en un plazo razonable.