Cumple con la normativa de registro de jornada sin morir en el intento

El registro de la jornada laboral es desde hace unos años un quebradero de cabeza menos opcional y más obligatorio. En España, la famosa ley de control horario de 2019 estableció que todas las empresas deben llevar un registro diario de las horas de trabajo de cada empleado​. Esto incluye la hora de inicio y fin de la jornada (y en algunos casos, las pausas). Luego en 2025, se ha establecido que este registro debe ser digital. Si eres emprendedor o pequeño empresario, quizás al principio esta obligación legal te pilló por sorpresa o incluso sigas buscando la forma más sencilla de cumplirla. No te preocupes: en este artículo te explicamos cómo cumplir con la normativa de registro de jornada de forma eficiente, evitando sanciones y, sobre todo, sin volverte loco en el proceso.

¿Por qué existe esta normativa y a quién aplica?

El objetivo principal de la ley de registro horario es garantizar los derechos de los trabajadores en cuanto a jornada y descanso, y combatir abusos como horas extra no pagadas o jornadas eternas. Desde el 12 de mayo de 2019, es obligatorio registrar la jornada de todos los empleados, independientemente de su categoría, contrato o del tamaño de la empresa​, desde enero de 2025 es obligatorio tener el registro de manera DIGITAL. Esto último es importante: si tienes 3 empleados, la ley te incluye igual que a una multinacional. No hay excepciones por ser pyme. Muchas microempresas al principio no lo sabían o pensaron que “no va en serio”, pero la Inspección de Trabajo ha estado muy activa: en los primeros años tras la ley se contabilizaron más de 9.000 infracciones y más de 16 millones de euros en multas por temas de registro horario​. 

Aunque nos focalicemos en España, otros países han tomado medidas similares. En México, por ejemplo, el registro de la jornada también es obligatorio según la Ley Federal del Trabajo. En países como Chile, Argentina, etc., puede que no haya exactamente la misma ley de fichaje diario, pero igualmente existen límites de jornada y necesidad de demostrar cumplimiento. En resumen, tanto por ley como por buenas prácticas, llevar un control horario es algo que tu empresa debe hacer.

Los errores comunes al implementar el registro horario (y cómo evitarlos)

Al intentar cumplir con la normativa, es fácil caer en algunos errores o problemas típicos, especialmente en empresas poco digitalizadas:

• No tener un sistema adecuado: Algunas empresas han sido sancionadas por llevar el registro de forma deficiente, por ejemplo con apuntes informales en papel no fiables. Un cuaderno donde los empleados firman o un excel, no son válidos. La ley no exige el método digital, que sea fiable y verificable. Evita soluciones caseras sin garantías.

• Olvidarse del personal remoto o en movilidad: Un error frecuente es no registrar correctamente la jornada de empleados que teletrabajan o que están fuera (comerciales, técnicos de campo, etc.). Esto también es obligatorio y la inspección lo está vigilando​. Asegúrate de incluir a todos en el sistema, no solo a los que fichan en la oficina.

• No conservar los registros de forma adecuada: La empresa debe guardar los registros durante al menos 4 años y tenerlos disponibles para cualquier inspección. Si llevas registros en papel, eso implica archivar montañas de documentos ordenados por fecha/empleado y custodiarlo. Si es digital, implica tener backups. Perder registros o no poder mostrarlos es motivo de sanción.

• No reflejar pausas o extras cuando corresponde: Si en tu empresa se hacen horas extra, debes poder identificarlas en el registro (y compensarlas o pagarlas, claro). También, si hay pausas diarias (por comida, por ejemplo), conviene registrarlas o al menos tener un criterio coherente. Un registro que siempre marque 8:00-15:00 sin ninguna pausa puede levantar cejas si se sabe que tu gente hace 30 min para comer. Lo importante es la consistencia y veracidad.

Entonces, ¿cómo evitamos estos problemas? La respuesta en general es: con un sistema de registro horario robusto y un buen protocolo interno.

Consejos para cumplir la normativa fácilmente

1. Usa una solución tecnológica fiable: La mejor forma de asegurar que el registro es objetivo y verificable es utilizar un sistema digital de confianza. Puede ser una aplicación de fichaje, un software de RRHH o incluso un reloj biométrico digital. Lo esencial es que genere registros inmodificables (o con trazabilidad de cambios) y que puedas extraer informes cuando los necesites. Muchas empresas pequeñas han optado por apps móviles de fichaje debido a su simplicidad: cada empleado ficha desde su teléfono (con geolocalización o con su usuario y contraseña), quedando la hora exacta en la nube. Por ejemplo, Kronos HR ofrece un sistema en el cual los empleados fichan fácilmente y la información queda almacenada de forma segura para su consulta o exportación. Además, evitarás errores del registro en papel y cumplirás con creces los requisitos legales.

2. Implementa notificaciones de fichaje: Un gran problema es el olvido de fichar. Somos humanos y especialmente al inicio a algún empleado se le pasará. Aquí la tecnología nuevamente ayuda: configura el sistema (si lo permite) para que envíe recordatorios automáticos. Como vimos, Kronos HR cuenta con notificaciones de recordatorio de fichaje que le saltan al empleado según su horario. Otros sistemas también lo hacen. 

Esto reduce drásticamente los “ups, se me olvidó fichar esta mañana”. Si aún así hay un olvido, establece un procedimiento: por ejemplo, que avise al manager en el día para registrar manualmente esa jornada con una nota explicativa (y así queda trazado el ajuste).

3. Incluye a todos, incluso teletrabajo y desplazados: Asegúrate de que todos en la empresa usan el sistema. Para teletrabajadores, la aplicación móvil o web es ideal (fichan desde casa a su hora de entrada y salida). Si alguien trabaja fuera de la oficina sin acceso a internet en momentos puntuales, existen modos offline o simplemente que envíe un mensaje y se registre después, pero que no se quede sin anotar. La falta de fichaje de personal que teletrabaja es una de las irregularidades más detectadas​, así que pon especial atención a estos casos. Un consejo es tener una política clara de registro en remoto: por ejemplo, “si estás de visita a un cliente a la hora de fichar, entra cuando puedas y añade un comentario ‘visitando cliente’”. Lo importante es que quede registro ese día.

4. Comunica la importancia y formaliza el proceso: Para cumplir la normativa sin contratiempos, todos en la empresa deben tomársela en serio. Dedica un rato a explicar al equipo que esto es obligatorio por ley, que no es desconfianza hacia ellos sino cumplimiento normativo, y que debemos ser rigurosos. Entrega (o envía) una breve guía interna de cómo fichar, qué hacer si hay un error, a quién contactar si hay problemas técnicos, etc. Tener un protocolo establecido evita lagunas. Por ejemplo: “si olvidas fichar, notifica al responsable antes de 24h”. De este modo, si un inspector pidiera hablar con un empleado al azar, este sabrá que la empresa le informó y facilitó medios para registrar su jornada.

5. Realiza auditorías internas periódicas: No suena muy divertido, pero es útil revisar de vez en cuando que todo esté en orden. Cada mes o trimestre, verifica que los registros están completos, guarda una copia de seguridad (si es un sistema propio) o exporta un informe mensual por si acaso. Comprueba que se están conservando correctamente los meses anteriores. Así evitarás sorpresas desagradables. Piensa que la Inspección de Trabajo puede aparecer un día y pedirte, por ejemplo, los registros de los últimos 12 meses en ese mismo momento. Tú quieres poder, con tranquilidad, imprimirlos o enviarlos en PDF sin sudar frío.

Un aliado: el software de control horario de Kronos.

Llegados a este punto, habrás notado que cumplir con la normativa de registro de jornada “sin morir en el intento” es mucho más fácil si cuentas con una herramienta tecnológica que haga el trabajo pesado. Un buen software de control de presencia prácticamente te garantiza el cumplimiento: te asegura que se registra todo, que los datos se almacenan, que puedes mostrarlos ordenados, etc. De hecho, expertos señalan que contar con un software acorde a tu empresa reduce la posibilidad de errores que pueden ocurrir en un registro en papel​.

Kronos HR es un ejemplo de esas herramientas diseñadas pensando en pymes con necesidades de simplicidad. Con él, configuras tu empresa en pocos pasos, das de alta a empleados, horarios o turnos, y listo: cada quien empieza a fichar desde la app/web. Genera automáticamente los informes de registro de jornada que cumplen la normativa, incluyendo los datos que exige la ley (nombre, fecha, hora inicio/fin, etc.). Además, integra la parte de gestión de turnos y ausencias en la misma plataforma, lo que te ayuda a tener toda la información laboral unificada.

No tener un sistema así es jugar en modo difícil: podrías intentar hacerlo con un Excel compartido, pero ¿es verificable? ¿Seguro? ¿A prueba de manipulación? Dudo que un inspector aceptara un Excel editable como registro fiable. Por ello, la inversión en un sistema (que muchas veces es muy asequible o incluso gratuito hasta cierto número de empleados) se justifica con solo pensar en las multas que evitas y el tiempo que ahorras.

Conclusión: cumplir la ley y facilitarte la vida

Cumplir con la normativa de registro de jornada no tiene por qué ser un suplicio burocrático. Si modernizas el proceso, transformas una obligación legal en una rutina sencilla. Piénsalo así: en vez de tener que fichar porque “lo dice la ley”, tu equipo fichará porque forma parte de un flujo normal de trabajo en una empresa organizada. Y tú dormirás tranquilo sabiendo que, ante cualquier requerimiento, tienes todo en regla.

En resumen, asegúrate de entender qué se exige (registra las horas todos los días, guarda la info 4 años, etc.), evita los errores típicos mediante buenas prácticas, y sobre todo apóyate en la tecnología (un gran amigo en estos temas). Así estarás siempre al día con la normativa y te ahorrarás las cuantiosas sanciones que pueden derivarse de un descuido. Recuerda: “más vale prevenir que curar”, y en este caso prevenir es tan sencillo como implementar un buen sistema de registro horario.

Con herramientas como Kronos HR, cumplir la ley de control horario será casi automático, permitiéndote centrarte en lo más importante: hacer crecer tu negocio sabiendo que la “letra pequeña” legal está cubierta.